Cómo llevar el control de inventario de tu negocio, paso a paso
Qué hay que anotar, cómo se saca el costo, cuándo contar y con qué llevarlo: libreta, Excel o un sistema de inventario. Con un formato gratis para empezar hoy.
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El control de inventario es saber, en cualquier momento, cuántas piezas tienes de cada producto, cuánto te costaron y cuáles están por acabarse. Suena obvio y casi nadie lo tiene: la mayoría de los negocios chicos sabe lo que hay porque alguien se acuerda, y se entera de que algo faltaba cuando un cliente lo pide.
Lo que se pierde por no llevarlo no se ve en un solo golpe. Se va en pequeño: la mercancía que se compra de más porque no se sabía que había, la que se acaba un sábado, la merma que nadie anotó y el dinero parado en el estante que no se mueve. Aquí va, en orden, lo que hace falta para llevarlo bien, y con qué.
Lo mínimo que hay que anotar
Tres cosas por producto: cuántas piezas entraron, cuántas salieron y por qué, y cuántas quedan. Si las dos primeras están bien anotadas, la tercera sale sola. Ese registro, producto por producto y movimiento por movimiento, es lo que se llama kardex, y es la base de todo lo demás.
- Cada entrada el día que llega, con la cantidad y lo que costó cada pieza. No «la próxima semana que haya tiempo»: para entonces ya se vendió la mitad.
- Cada salida con su motivo. Venta, merma, traspaso a otra tienda, uso interno, devolución al proveedor. Una merma anotada como venta infla tus ventas y esconde el problema.
- Un mínimo por producto. La cantidad en la que hay que volver a pedir. Sin mínimo, el aviso de surtir es que se acabó.
- Dónde está. Anaquel, bodega, la otra tienda. Si tienes más de un lugar, una pieza sin ubicación es una pieza que se va a contar dos veces o ninguna.
Leer: qué es un kardex y por qué no se debe poder borrar
El costo: lo que de verdad te costó cada pieza
El error más común es anotar como costo el precio de la última compra. Si compraste diez piezas a $200 y luego diez a $300, no tienes piezas de $300: tienes veinte piezas que en promedio te costaron $250. Ese promedio ponderado es el costo con el que se debe valuar lo que vendes y lo que te queda en el estante, y se recalcula con cada entrada.
Importa aunque vendas poco, porque el margen de cada producto sale de ahí. Con el costo mal valuado, el producto que «deja más» puede ser el que menos deja.
Leer: cómo se saca el costo promedio ponderado
Contar: cada cuánto y cómo
El registro dice lo que debería haber. El estante dice lo que hay. La diferencia entre los dos es la merma, el error de captura o el robo, y la única manera de verla es contar. No hace falta cerrar la tienda un domingo: se cuenta por zonas, en horas muertas, y se compara zona por zona.
- Lo que más se vende o más vale, cada mes. El resto, cada tres meses.
- Siempre contra una lista impresa de lo que debería haber, nunca de memoria.
- La diferencia se anota con su motivo, y el registro se ajusta. No se borra nada: el ajuste queda escrito.
Leer: cómo hacer un conteo físico sin cerrar la tienda
Con qué llevarlo: libreta, Excel o un sistema
Las tres funcionan. Lo que cambia es cuánto trabajo te piden y en qué momento se rompen.
| Libreta | Formato en Excel | Sistema de inventario | |
|---|---|---|---|
| La existencia | La sumas tú | Se calcula sola | Baja sola con cada venta |
| El costo promedio | Casi nadie lo saca | Con fórmula, si está bien armada | Se recalcula en cada entrada |
| Varias tiendas | Una libreta por tienda | Una pestaña por tienda, a mano | Por ubicación, con traspasos |
| Dos personas vendiendo | Se desordena | Se desordena | Cada una desde su celular |
| Qué surtir | Lo ves al contar | Se pinta en rojo | Lista de compra automática |
| Cuánto cuesta | Nada | Nada | Una mensualidad |
La libreta sirve si tienes pocos productos y vendes tú. El formato en Excel es el siguiente paso y para muchos negocios es suficiente durante años: la existencia se calcula sola, el mínimo te avisa y puedes contar con la misma hoja. Hicimos uno gratis, con entradas, salidas con motivo y hoja de conteo físico.
Cuándo el Excel ya no alcanza
El Excel se rompe por una razón que no es técnica: alguien tiene que anotar cada venta, y la venta pasa en el mostrador mientras la hoja está en la computadora de atrás. En cuanto venden dos personas, o hay dos tiendas, o se vende por WhatsApp y en el local a la vez, el inventario de la hoja y el del estante se separan, y se separan sin avisar.
Un sistema de inventario resuelve justo eso: la venta se registra donde pasa, con el lector de código de barras del celular, y la existencia baja en ese momento. Lo que debería tener uno, para que sirva de verdad:
- Un kardex que no se edita. Cada movimiento queda escrito con fecha, cantidad, costo y quién lo hizo. Si se puede borrar, no sirve para encontrar nada.
- Costo promedio ponderado que se recalcule solo con cada entrada, y que la venta se lleve ese costo.
- Lector de código de barras desde el celular, sin aparatos aparte, para que anotar la venta cueste menos que no anotarla.
- Mínimos y lista de compra que se arme sola con lo que está por acabarse.
- Varias tiendas o bodegas, con traspasos que no cambien el valor del inventario.
- Reportes de rotación: qué se mueve, qué no, y cuánto dinero tienes parado.
Arca es ese sistema: el inventario, el registro de ventas y los reportes de tu negocio en una sola aplicación, desde el navegador del celular o de la computadora. Y si vienes del formato de arriba, no empiezas de cero: la pestaña «Inventario» se sube tal cual.
Ver cómo lleva Arca el inventario, con sus pantallas
Los errores que se ven todo el tiempo
- Anotar «después». La entrada que se captura el viernes ya vendió piezas el miércoles, y la existencia estuvo mal tres días.
- Mezclar motivos. Todo lo que sale se anota como venta. Al final del mes las ventas no cuadran con la caja y nadie sabe por qué.
- Contar sin lista. Se cuenta lo que hay, pero no contra lo que debería haber, así que la diferencia nunca aparece.
- Corregir el registro en vez de ajustarlo. Se cambia el número y se pierde la pista de qué pasó. El ajuste se anota, no se sobreescribe.
- El traspaso como compra. Mover mercancía a la otra tienda no es comprarla: registrarlo así infla el costo y mete un gasto que no existió.
