Cómo llevar el control de pedidos de tus clientes (con plantilla gratis)
Qué anotar en cada pedido, cómo manejar anticipos y fechas de entrega, y cómo saber en todo momento qué te falta entregar y cuánto te deben.
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Cuando vendes por pedido (por WhatsApp, por catálogo o sobre encargo) lo difícil no es vender. Es acordarte de qué le prometiste a quién, para cuándo, y cuánto te dejó de anticipo. Con cinco pedidos se lleva de memoria. Con veinte, algo se te olvida.
Qué anotar en cada pedido
- La fecha en que te lo pidieron.
- El cliente y su teléfono, para avisarle cuando esté listo.
- Qué pidió, con todo lo que importa: talla, color, sabor, medida.
- El total, el anticipo que te dejó y lo que falta por cobrar.
- La fecha de entrega que le prometiste.
- En qué va el pedido. Más abajo está cómo.
Los estados de un pedido
Darle un estado a cada pedido es lo que te deja ver de un vistazo qué falta. Con cinco basta:
- Nuevo: lo acabas de recibir.
- En preparación: ya lo estás haciendo o ya lo pediste a tu proveedor.
- Listo para entregar: sólo falta que llegue a tu cliente.
- Entregado: ya lo tiene.
- Cancelado: no se hizo. No lo borres: te sirve para saber cuántos pedidos se caen.
Anticipos: pide y anota
Pedir anticipo en pedidos sobre encargo te protege de hacer algo que nadie recoja. Decide una regla y úsala siempre, por ejemplo la mitad al pedir y la otra mitad al entregar. Y anótalo en el momento: un anticipo que no quedó escrito es una discusión que vas a tener después.
Cómo no atrasarte con las entregas
- Revisa tus pedidos abiertos cada mañana, ordenados por fecha de entrega.
- Promete fechas que puedas cumplir aunque algo salga mal. Entregar antes se agradece; entregar tarde se recuerda.
- Avísale a tu cliente cuando su pedido esté listo, no cuando ya pasó la fecha.
Cobra lo pendiente
Al final de cada semana, suma lo que falta por cobrar de los pedidos entregados. Es dinero que ya ganaste y todavía no tienes. Si la cifra crece semana tras semana, pide el saldo completo al entregar.
Cuando tienes muchos pedidos
Con muchos pedidos, lo que se complica ya no es el pedido sino el inventario: qué tienes para surtirlos y qué tienes que volver a comprar. En Arca registras cada venta desde el celular al entregar y tu inventario se descuenta solo.
